La conservazione digitale a norma di legge di fatture, libri contabili, libro inventari, email certificate e registri del Rentri (il sistema di tracciabilità dei rifiuti) diventa più facile per le cooperative associate alla Federazione, grazie a un nuovo servizio di archiviazione su cloud che coniuga facilità di utilizzo e rispetto degli obblighi normativi.

I documenti saranno quindi accessibili da qualsiasi dispositivo — PC, tablet o smartphone — in qualsiasi momento e da qualunque luogo: collegandosi al portale Cloud Sistemi, ogni utente autorizzato dalla cooperativa potrà monitorare lo stato della conservazione e consultare i propri archivi in autonomia.

I vantaggi concreti (e anche qualche risparmio)

La comodità è solo uno dei benefici connessi al passaggio al digitale, che consente tra l’altro di:

• risparmiare tempo evitando di stampare e archiviare documenti cartacei,
• ridurre i costi per carta, toner e spazi fisici di stoccaggio,
• pagare meno il bollo per il Libro Giornale, che in digitale viene calcolato sul numero di registrazioni contabili (ogni 2.500) e non più sul numero di pagine (ogni 100), con un potenziale risparmio significativo per le realtà con pochi movimenti ma molte pagine,
• utilizzare il bollo semplificato, passando dalle marche da bollo adesive al più pratico pagamento tramite modello F24.

Come accedere al servizio

Le cooperative che ancora non usufruiscono dell’offerta possono inviare una richiesta tramite il portale online della Federazione (portale.infederazione.it), selezionando l'area "gestione adempimenti fiscali" e il servizio "conservazione elettronica dei documenti".

Le cooperative con esercizio chiuso al 31 dicembre 2025 hanno tempo fino al 29 gennaio 2027 per mettere in conservazione digitale i documenti contabili, fiscali e le mail PEC. Chi chiude l'esercizio in date diverse dovrà calcolare la propria scadenza specifica.

Per il Rentri, invece, il termine è di un anno dalla prima registrazione, con l'obbligo di conservare i registri di carico e scarico rifiuti per almeno tre anni (ma si consiglia di allinearsi anche agli obblighi civilistici e fiscali, che arrivano rispettivamente a 10 e 5 anni).

L'obbligo che molti ignorano: il Responsabile della conservazione

Tutte le cooperative che conservano documenti digitali sono obbligate per legge a nominare un Responsabile della conservazione e a redigere un Manuale della conservazione. Se non viene identificato esplicitamente un responsabile, il ruolo viene assegnato in automatico dalla normativa al legale rappresentante della cooperativa, con tutte le responsabilità del caso. La Federazione offre la possibilità di delegare entrambi gli adempimenti, ma questo richiede la firma di nuovi contratti specifici.

Per maggiori info su tutte le opportunità riservate alle cooperative: servizi@infederazione.it