L'esperto risponde - La gestione dei libri sociali con Francesca Tomasi

Nelle società cooperative alle quali si applica la disciplina delle s.p.a., il socio come singolo ha diritto di esaminare il libro dei soci ed il libro delle adunanze e delle delibere delle assemblee, nonché di ottenerne estratti a proprie spese  (art. 2422 c.c.). 

I soci delle suddette cooperative hanno inoltre diritto, quando almeno un decimo del numero complessivo lo richieda, ovvero almeno un ventesimo se la cooperativa ha più di tremila soci, di esaminare, attraverso un rappresentante, il libro delle adunanze e delle delibere del consiglio di amministrazione ed il libro delle delibere del comitato esecutivo (art. 2545 bis c.c.). La normativa precisa, altresì, che tale diritto non spetta ai soci in mora per la mancata esecuzione dei conferimenti ovvero inadempienti rispetto alle obbligazioni contratte con la società. 

Il codice civile – diversamente da quanto espressamente previsto per quanto riguarda libro soci e libro delle adunanze e delibere delle assemblee - nulla dice sulla possibilità per i soci di estrarre copia dal libro delle adunanze e delle delibere del c.d.a. e del comitato esecutivo. Si ritiene che tale omissione non sia casuale e che pertanto ai soci non sia consentito estrarre copia dal suddetto libro sociale. La ratio di tale interpretazione è evidentemente quella di tutelare la riservatezza della società ed evitare che vengano divulgate informazioni riservate e per così dire “delicate”. 

La suddetta disciplina codicistica, peraltro, viene applicata solo alle cooperative che hanno scelto come modello di riferimento quello di s.p.a. e che hanno quindi esigenze di tutela della riservatezza sul piano della gestione dell’impresa simili a quelle delle società per azioni. Nelle cooperative costituite sotto forma di srl, invece, i soci non amministratori possono consultare con meno limitazioni i libri sociali ai sensi dell’art. 2476 c.c. 

L’accesso del socio ai libri sociali configura nella maggior parte dei casi un trattamento di dati personali e, quindi, per poter essere effettuato deve rispettare i principi previsti dalla normativa in materia. Tra i più rilevanti:  

• principio di liceità: il socio potrà visualizzare i dati presenti nei libri sociali in forza delle norme di legge sopra richiamate che impongono alla cooperativa di consentirgli l’accesso; 
• principio di limitazione delle finalità: la cooperativa dovrà permettere al socio di vedere e/o estrarre copia dei libri sociali solamente per le finalità espressamente consentite dalla normativa. A tutela della cooperativa, si consiglia di raccogliere una domanda scritta del socio, nella quale prevedere l’indicazione esplicita delle motivazioni per le quali viene richiesto l’accesso. 

NB: il socio non dovrà in nessun caso divulgare i dati personali all’esterno della cooperativa 

• principio di minimizzazione: la cooperativa potrà permettere al socio di accedere ai soli dati personali che per legge devono essere indicati nei libri sociali e che sono effettivamente necessari per le finalità dichiarate. 

In ogni caso, la cooperativa dovrà valutare caso per caso come rispondere alla richiesta avanzata dal socio, in ossequio al principio di responsabilizzazione. 

Il contenuto della rubrica ha valore informativo generale. I consulenti della Federazione sono a disposizione delle associate per offrire una consulenza dedicata.