17 febbraio 2022
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La PEC va conservata a norma di legge

Il Codice Civile prevede che le cooperative debbano conservare per 10 anni la corrispondenza, comprese le PEC emesse e ricevute. Pronta la soluzione targata inFederazione.
In molti casi le PEC contengono dati, informazioni o documenti rilevanti fiscalmente e rappresentano quindi il giustificativo per la corretta tenuta della contabilità o la prova necessaria per documentare la propria posizione fiscale. Conservarle, essendo documenti digitali, non significa stamparle ed archiviarle, perché la traduzione su carta fa perdere molte informazioni (per esempio le firme elettroniche o la marca temporale) rilevabili solo se viene mantenuto il formato digitale. Non è corretta nemmeno la prassi di salvare le mail PEC su file in una cartella del PC o mantenerle nella casella PEC del gestore.

L’unica soluzione corretta è quella di procedere con la conservazione digitale a norma delle mail PEC, procedura certificata che conferisce valore legale nel tempo (ai fini fiscali 5 anni e civili 10 anni) e garantisce integrità, immodificabilità, autenticità, reperibilità e leggibilità duratura.

La Federazione, attraverso l’Ufficio Fiscale Operativo e Segreteria Soci, mette a disposizione delle associate il servizio di conservazione digitale a norma delle PEC e fornisce consulenza per la corretta gestione di questo obbligo.

Il servizio, proposto ad un costo contenuto, migliora e semplifica l’archiviazione della corrispondenza PEC e dei documenti aziendali (anche fiscalmente rilevanti) in esse contenuti efficientando così alcuni processi amministrativi nel rispetto della norma civile e fiscale.

Una volta che le PEC sono conservate a norma è inoltre possibile cancellarle dalla propria casella di posta “liberando la memoria”, facendo così fronte al problema di un eventuale limite alla capacità di spazio della casella PEC o al pagamento di extra-canoni di utilizzo di GB aggiunti, nonché all’eventuale complicazione dell’eliminazione automatica dei messaggi prevista da alcuni provider.


Le società interessate possono richiedere il Servizio accedendo al Portale Servizi della Federazione nell’Area Servizi digitali > PEC e servizi accessori > Attivazione PEC o compilare la lettera di richiesta servizi aggiuntivi - e quella della Conservazione a norma della mail PEC Legalmail - e seguire le istruzioni al seguente link https://portale.infederazione.it

Per eventuali chiarimenti sull’adempimento, contattare l’Ufficio Fiscale Operativo e Segreteria Soci all’indirizzo segreteriasoci@ftcoop.it oppure chiamare: Loretta Pojer (328/2722614) o Rita Corazzola (320/8949413).