La scadenza non arriva all'improvviso. Il decreto "Milleproroghe" (D.L. 200/2025, convertito con legge 26/2026) aveva spostato al 15 settembre 2026 l'ultimo giorno utile per usare ancora il formulario cartaceo, rinviando così l'obbligo digitale che sarebbe dovuto scattare già il 13 febbraio 2026. Ieri, 15 settembre, è scaduto anche questo margine e il passaggio al digitale è definitivo per chi rientra nell'obbligo RENTRI.

Ed è importante fare attenzione a un altro elemento importante: le sanzioni per la mancata o incompleta trasmissione dei dati al RENTRI scattano già dal 15, come previsto dal Codice dell'ambiente (art. 258, comma 10-bis, D.Lgs. 152/2006). Le multe vanno da 500 a 3.000 euro, con importi più alti per i rifiuti pericolosi rispetto a quelli non pericolosi.

Chi deve adeguarsi e chi resta al cartaceo

Non tutti sono coinvolti allo stesso modo. La regola chiave è questa: chi produce il rifiuto decide il formato ed è tutta la filiera che segue — trasportatori e destinatari — a doversi adeguare di conseguenza. Se il produttore emette il FIR in digitale, anche gli altri operatori devono gestirlo in digitale; se lo emette in cartaceo, la catena resta cartacea.

Questo significa che trasportatori e destinatari, lavorando con clienti diversi, devono essere pronti a muoversi in entrambe le modalità. Fanno eccezione i produttori di rifiuti non iscritti al RENTRI, che possono continuare a usare il formulario cartaceo senza limiti di tempo.

Come funziona in pratica il FIR digitale

Il nuovo documento, in formato .xFIR, segue uno standard europeo di firma elettronica e accompagna il rifiuto per tutto il tragitto, raccogliendo le firme digitali di ciascun operatore coinvolto. Il percorso si divide in tre fasi:

• Avvio del trasporto: il produttore compila e vidima il FIR tramite il RENTRI, che assegna un codice univoco; il documento viene firmato digitalmente sia dal produttore sia dal trasportatore prima della partenza.
• Durante il trasporto: il trasportatore aggiorna il formulario anche da dispositivo mobile, registrando eventuali soste o trasbordi.
• Alla consegna: il destinatario annota l'accettazione o il respingimento del carico e restituisce la copia firmata da tutti entro due giorni lavorativi.

Per gestire questi passaggi, le aziende possono usare un proprio software collegato alle API del RENTRI, l'applicazione web messa a disposizione dalla piattaforma stessa, oppure l'app "RENTRI FIR Digitale", compatibile con Android 10 e iOS 16 o versioni successive.

L'obbligo meno noto: la conservazione a norma

C'è un aspetto della digitalizzazione che rischia di passare inosservato, ma non è meno importante: una volta emessi, sia il FIR digitale sia il registro cronologico di carico e scarico devono essere conservati a norma, seguendo le regole tecniche del Codice dell'amministrazione digitale e le Linee Guida AgID. In pratica, non basta produrre il documento informatico, ma bisogna garantirne nel tempo autenticità, integrità e leggibilità, così che resti sempre accessibile e verificabile.

Per le aziende che non hanno una struttura interna dedicata a questo tipo di adempimento, si tratta di un carico organizzativo aggiuntivo, spesso sottovalutato rispetto al solo obbligo di emissione del formulario.

Cosa fare da qui in avanti

Le aziende coinvolte dovranno quindi occuparsi di due fronti paralleli: adeguare i propri strumenti operativi per emettere e gestire il FIR in formato digitale, e organizzare la conservazione a norma dei documenti prodotti, con un invio che deve avvenire almeno una volta all'anno insieme a un audit del processo.

Chi si trova a gestire questi obblighi per la prima volta può rivolgersi ai servizi di supporto pensati proprio per accompagnare le imprese in questo passaggio, che uniscono aggiornamento normativo e strumenti pratici per non farsi trovare impreparati.

La via più semplice per le cooperative associate

Le cooperative associate alla Federazione hanno a disposizione un servizio di conservazione digitale a norma pensato per le principali classi documentali legate al RENTRI, in particolare il registro cronologico di carico e scarico e il formulario di identificazione dei rifiuti, con invio con periodicità annuale. Il servizio si occupa dell'acquisizione dei documenti, del versamento presso un conservatore accreditato con firma digitale e marca temporale, del monitoraggio dell'esito del processo e dell'audit annuale previsto dalla normativa; su richiesta è possibile anche affidare la nomina del responsabile della conservazione.

Per attivarlo è prevista una fase iniziale di analisi del flusso documentale di ciascuna realtà, utile a definire tempi e modalità di trasmissione dei file. Le cooperative interessate scrivere a servizi@infederazione.it