Email, calendari e task sono strumenti indispensabili nel lavoro quotidiano. Spesso, però, vengono utilizzati come contenitori separati: le email si trasformano in promemoria improvvisati, gli appuntamenti occupano il calendario senza lasciare spazio al lavoro reale, le attività finiscono disperse tra appunti, note e strumenti diversi.
Questo corso non è dedicato a una singola piattaforma o applicazione, ma propone un metodo di organizzazione del lavoro applicabile a contesti e strumenti differenti. Attraverso esempi pratici — da Outlook a Gmail, dai principali calendari ai sistemi di task management più diffusi — i partecipanti imparano a far dialogare email, calendario e attività all’interno di un sistema coerente, sostenibile e condivisibile.
L’obiettivo non è insegnare “dove cliccare”, ma come lavorare meglio: con maggiore consapevolezza del proprio tempo, delle priorità e del carico di lavoro, sia a livello individuale sia di team.
Obiettivi formativi
Al termine del percorso i partecipanti sapranno:
- Organizzare task e priorità con criteri chiari, personali e condivisi
- Utilizzare l'email come strumento di raccolta e decisione, non come lista di cose da fare
- Arrivare all'inbox zero con il metodo GTD
- Usare il calendario in modo strategico, proteggendo il tempo di lavoro e non solo fissando riunioni
- Distinguere correttamente tra comunicazioni, appuntamenti e attività
- Integrare email, calendario e attività in un unico flusso di lavoro
- Ridurre dispersione, sovraccarico e lavoro reattivo.
Docente
Federica Cannata, Business Time Strategist, Project Manager e Scrum Master, Coach certificata. Specializzata in Visual Time Management e nell'adattare metodologie Agile al lavoro quotidiano. Unisce competenze tecniche sugli strumenti a metodi operativi che trasformano il modo di lavorare.
A chi si rivolge
A tutte le persone che lavorano quotidianamente con email, calendari e sistemi di gestione attività, che sentono di rincorrere sempre le scadenze e vogliono passare da un approccio reattivo a uno strategico.
Contenuti
1° INCONTRO - Task e priorità: riprendere il controllo
- Brain dump: svuotare la mente per vedere il carico reale
- Liste: quali, quando servono e come gestirle
- Criteri di prioritizzazione e categorie
- Strumenti a confronto: Microsoft To Do, Task, Todoist, altri tool e supporti cartacei
- Esercitazione: costruzione del proprio sistema di task management
2° SECONDO INCONTRO - Calendario e gestione del tempo: riempire vs proteggere
- Il calendario come strumento di pianificazione strategica
- Visualizzazioni funzionali dei calendari digitali
- Time blocking e Routine quotidiane
- Gestione e condivisione calendari
- Confronto operativo: Outlook, Google Calendar, Apple Calendar
- Esercitazione: progettazione della propria settimana tipo
3° INCONTRO - Email e integrazione: dal sovraccarico al controllo
- Il metodo GTD (Getting Things Done) applicato alla gestione della posta per l’Inbox zero:
- Organizzazione operativa: etichette, cartelle, regole automatiche, filtri
- Quando usare quale strumento: email, chat, telefono, riunione
- Principi di comunicazione efficace e netiquette professionale
- Costruzione del workflow integrato: Email → Task → Calendario
- Automazioni semplici per ridurre il lavoro manuale ripetitivo
- Esempi pratici su Outlook e Gmail.
Quando e dove
La formazione si terrà in presenza presso la Federazione Trentina della Cooperazione nelle seguenti giornate:
- 28 aprile con orario 9.00 - 13.00
- 5 maggio con orario 9.00 - 13.00
- 12 maggio con orario 9.00 - 13.00
Metodologia
La metodologia del corso è pratica e orientata all’applicazione concreta. I partecipanti saranno coinvolti in attività operative che permetteranno di sperimentare direttamente i concetti trattati e di adattarli al proprio contesto di lavoro.
Note
Se non ti iscrivi tramite una cooperativa, contattaci all'indirizzo carolina.tomio@ftcoop.it
Il corso prevede un massimo di 15 partecipanti.
- Carolina Tomio – Area Formazione e Cultura cooperativa
Contatti: carolina.tomio@ftcoop.it – 0461.898243
